+7 (473) 222-73-17 obschyiotdel@vmail.ru
Аудиторы КСП проверили муниципальный архив

Контрольно-счетная палата предоставила в горДуму отчет о проверке финансово-хозяйственной деятельности МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж».

В ведение муниципального архива входят документы Архивного фонда РФ, постоянного хранения, которые поступают из «ведомственных» архивов органов местного самоуправления, ликвидированных организаций. Но при этом функции управления архивным делом, ни за работу с обращениями граждан и документооборота за учреждением не закреплены. Поэтому КСП города предложила в первую очередь вернуться к вопросу об определении структурного подразделения, которое будет отвечать за архивное дело муниципалитета.

В учреждении не определен тариф на оказание платных услуг. По мнению аудиторов, это серьезная недоработка. Хотя архивные справки и копии документов, связанные с социальной защитой граждан, предоставляются муниципальным архивом бесплатно, услуги по делопроизводству, описанию архивных документов или копированию и переплету могут оказываться на платной основе, что благотворно окажется на финансовом положении учреждения.

Остро стоит вопрос об оцифровке имеющихся в архиве документов. Своими силами управление эту работу произвести не сможет: слишком много времени уйдет и нет необходимой аппаратуры. На заседании совместной комиссии городского парламента, на котором заслушивался отчет КСП, депутаты рекомендовали учреждению объявить торги и выбрать стороннюю организацию, могущую перевести документы в электронный формат. Это будет менее затратно и по деньгам, и по времени.

Еще один момент, который требует пристального внимания: условия хранения архивных документов на бумажных носителях. За МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж» закреплены несколько зданий. Администрация учреждения и часть архивохранилища находятся на улице Бакунина. А на проспекте Патриотов расположено основное хранилище. Но внутри помещения, в котором находятся документы, проходят трубы канализации и водоснабжения, что не соответствует требованиям законодательства в отношении правил хранения архивных бумаг. На потолке видны следы протечек, гидроизоляция помещения нарушена. Да и в хранилище уже не осталось места: еще в 2020 году его заполненность составила 100%. В мае 2016 года учреждению передали помещения на Ленинском проспекте, 149, которые требовали ремонта на сумму 1 743,9 тыс. рублей. Но из-за отсутствия заявок торги не состоялись. Из бюджета города не удалось выделить необходимые средства. И управление имущественных и земельных отношений изъяли эти помещения и продали их на торгах. В августе 2019 года архиву отдали 136 кв. м. в доме № 30 на улице Домостроителей. Но и оно на данный момент уже заполнено на 100%. Учреждение неоднократно направляло письма в

УИЗО с просьбой выделить помещения, но ни одно из предлагаемых не соответствовало требованиям и правилам организации хранения архивных документов. Аудиторы предлагают обратить внимание подразделений мэрии на существующие резервы муниципальных служебных помещений: «Например, по итогам проверки деятельности МОАУ ВО «Воронежский институт экономики и социального управления» установлено, что помещения по улице Цюрупы, 32 площадью 99,1 кв. м используются Институтом неэффективно и могут быть рассмотрены как вариант размещения в них части фондов и документов муниципального архива».